BGH klärt: Online-Beglaubigung durch österreichischen Notar für deutsches Handelsregister nicht anerkannt

Der Fall in Kürze

Ein GmbH-Geschäftsführer wollte die Änderung der inländischen Geschäftsanschrift seiner Gesellschaft ins Handelsregister eintragen lassen. Die qualifizierte elektronische Signatur des Geschäftsführers wurde von einem Notar mit Amtssitz in Österreich unter Nutzung einer elektronischen Kommunikationsmöglichkeit durch eine optische und akustische Zweiweg-Verbindung – also im Wege eines Online-Verfahrens – beglaubigt.

Das Registergericht wies die Anmeldung zurück. Die Beschwerde blieb ohne Erfolg. Mit Beschluss vom 25. Februar 2026 (Az. II ZB 13/24) hat der BGH nun höchstrichterlich klargestellt: Die österreichische Online-Beglaubigung ist der deutschen Online-Beglaubigung sachlich nicht gleichwertig.

Was verlangt das deutsche Recht?

Nach § 12 Abs. 1 Satz 1 HGB sind Anmeldungen zur Eintragung in das Handelsregister elektronisch in öffentlich beglaubigter Form einzureichen. Auch die öffentliche Beglaubigung mittels Videokommunikation gemäß § 40a BeurkG ist zulässig.

Das deutsche Online-Beglaubigungsverfahren ist dabei technisch und organisatorisch sehr streng geregelt. Es basiert auf einem zweistufigen Identifizierungssystem:

Auf der ersten Stufe kann die Identifizierung durch den Notar nur unter Verwendung bestimmter Ausweismittel erfolgen, bei denen es sich durchgehend um elektronische Identifizierungsmittel handelt. Auf der zweiten Stufe hat sich der Notar anhand eines Abgleichs des aus dem elektronischen Speicher- und Verarbeitungsmedium des Ausweises auszulesenden Lichtbildes über die Person der Beteiligten Gewissheit zu verschaffen. Das „Auslesen“ des Lichtbildes meint dabei die elektronische Übermittlung der elektronischen Ausweisdaten, also auch des Lichtbildes.

Die Beglaubigung darf zudem nur mittels des von der Bundesnotarkammer nach § 78p BNotO betriebenen Videokommunikationssystems erfolgen. In diesem System wird nicht nur der eigentliche Online-Beglaubigungstermin durchgeführt, sondern auch der elektronische Identitätsnachweis ausgeführt, das elektronische Speicher- und Verarbeitungsmedium ausgelesen, die qualifizierte elektronische Signatur erstellt und die elektronische Urkunde mit dieser versehen.

Einfacher gesagt: Das System der Bundesnotarkammer ist nicht bloß eine Videokonferenz-Plattform, sondern eine vollintegrierte, staatlich betriebene Infrastruktur.

Warum genügt das österreichische Verfahren nicht?

Tragende Grundsätze des deutschen Online-Beglaubigungsrechts sind (1.) die Verwendung eines elektronischen Identifizierungsmittels mit dem Vertrauensniveau „hoch“, (2.) eine höchstpersönliche Identifizierung durch den Notar, wobei (3.) die Identifizierung anhand eines ausgelesenen elektronischen Lichtbildes zu erfolgen hat, sowie (4.) der Einsatz eines hoheitlich betriebenen Videokommunikationssystems.

Das österreichische Recht unterschreitet diese Anforderungen in mehrfacher Hinsicht:

1. Niedrigere Anforderungen an das Identifizierungsmittel: Bei einer Online-Beglaubigung nach österreichischem Recht ist die Verwendung anderer, nicht elektronischer Identifizierungsmittel ohne elektronische Ausweisfunktion möglich, so dass die Identifizierung auch mit einem physischen Ausweis ohne spezifische Digitalfunktion erfolgen kann. Den deutschen Gesetzgeber hat das sogenannte Video-Ident-Verfahren als nicht ausreichend sichere Identifizierungsmöglichkeit angesehen und ausdrücklich ausgeschlossen. Außerdem lässt das österreichische Recht bei der Verwendung eines elektronischen Ausweises auch solche zu, die nur das Sicherheitsniveau „substantiell“ erfüllen, während das deutsche Recht gerade das Vertrauensniveau „hoch“ im Sinne der eIDAS-Verordnung verlangt.

2. Kein zwingender Lichtbildabgleich: Das österreichische Recht sieht für den Fall der Verwendung eines elektronischen Ausweises keinen zusätzlichen Lichtbildabgleich vor und bleibt damit von vornherein hinter dem Sicherheitsniveau der deutschen Vorgaben zurück. Die Voraussetzung eines zusätzlichen Lichtbildabgleichs hat der deutsche Gesetzgeber als erforderlich angesehen, um aufgrund der Besonderheiten notarieller Verfahren eine besonders sichere Identifizierung zu erreichen. Auch das im österreichischen Recht zugelassene Video-Ident-Verfahren, bei dem das Lichtbild eines physischen Ausweises videooptisch überprüft wird, bleibt hinter dem Bildabgleich anhand eines aus dem elektronischen Speicher des Ausweises ausgelesenen Lichtbildes deutlich zurück und gewährleistet nur einen substantiell geringeren Sicherheitsstandard.

3. Keine höchstpersönliche Identifizierung: Das deutsche Recht sieht vor, dass der Notar die Identifizierung höchstpersönlich vornimmt. Der österreichischen Online-Beglaubigung kann hingegen eine Identifizierung durch Mitarbeiter des Notars oder einen externen Dienstleister zugrunde liegen.

4. Kein hoheitlich betriebenes Videosystem: Die im österreichischen Recht vorgesehene Möglichkeit, Online-Beglaubigungen über ein durch private Dritte bereitgestelltes Videokommunikationssystem zuzulassen, ist nicht gleichwertig mit einer Online-Beglaubigung über ein hoheitlich betriebenes System wie das der Bundesnotarkammer. Der Gesetzgeber hat die Wertung getroffen, dass Datenschutz, Authentizität, Sicherheit und Verfügbarkeit von einem hoheitlichen, unter Staatsaufsicht stehenden System gesichert werden müssen.

Abstrakter Maßstab: Maßgeblich für die Gleichwertigkeit ist, ob der Notar bei Errichtung der Urkunde ein Verfahrensrecht zu beachten hat, das den tragenden Grundsätzen des deutschen Beurkundungsrechts entspricht – es kommt also nicht darauf an, ob der ausländische Notar im Einzelfall besonders sorgfältig vorgegangen ist.

Zum Unionsrecht genügt die Feststellung: Die vom deutschen Recht angeordnete Gleichwertigkeitsprüfung ist eine nicht diskriminierende und damit zulässige Beschränkung der Dienstleistungsfreiheit. Eine Vorlage an den EuGH hat der BGH abgelehnt.

Einordnung: Was gilt für ausländische Beglaubigungen generell?

Die BGH-Entscheidung ist ein guter Anlass, den allgemeinen Rahmen für die Anerkennung ausländischer Beglaubigungen in Erinnerung zu rufen – ein Thema, mit dem sich die Praxis zunehmend auseinandersetzt.

Die Ortsform (Art. 11 EGBGB) – und warum sie nicht immer hilft

Gemäß Art. 11 Abs. 1 EGBGB ist ein Rechtsgeschäft formgültig, wenn es entweder die Formerfordernisse des Rechts, welches auf das seinen Gegenstand bildende Rechtsverhältnis anzuwenden ist (sog. Geschäftsform), oder – alternativ und gleichrangig – des Rechts des Staates erfüllt, in dem es vorgenommen wird (sog. Ortsform).

Im Klartext: Wer eine Vollmacht in Frankreich unterzeichnet, könnte sich grundsätzlich darauf berufen, dass die französische Form (= Ortsform) ausreicht – selbst wenn die deutsche Form strenger wäre. Die alternative Zulassung der Geschäfts- und Ortsform fördert die Formgültigkeit von Rechtsgeschäften als solche und begünstigt den Handelnden, dem es mit der Ortsformanknüpfung ermöglicht wird, sich auf die am jeweiligen Ort geltenden Formvorschriften leichter einzustellen.

Allerdings gilt die Ortsform nicht uneingeschränkt:

• Die Handelsregisteranmeldung ist eine verfahrensrechtliche Erklärung und daher von Art. 11 EGBGB nicht erfasst, weil diese Norm nur die Formgültigkeit von Rechtsgeschäften regelt. Wer also eine Handelsregisteranmeldung im Ausland unterschreibt, kann sich nicht auf die Ortsform berufen – hier kommt ausschließlich die Substitution (Gleichwertigkeit) in Betracht.
• Nach der wohl überwiegenden Ansicht ist Art. 11 EGBGB auf Gründungen, Satzungsänderungen und Umwandlungsvorgänge als sog. Statusakte nicht anwendbar. Für GmbH-Gründungen scheidet die Ortsform damit aus.
• Weniger klar ist dies bei Vollmachten oder Genehmigungen, die nach deutschen Recht formbedürftig sind (z.B. Gründungsvollmacht für eine GmbH). In der Praxis werden diese Erklärungen ebenfalls im Ausland beglaubigt, selbst wenn das Ortsrecht eine weniger strenge Form genügen lässt.

Die Substitution: Gleichwertigkeit als zentrales Kriterium

Unabhängig von der Ortsform-Diskussion kommt es in der Praxis auf die Substitution an: Nach der Rechtsprechung des BGH kann sowohl bei Geschäftsanteilsabtretungen als auch bei Änderungen des Gesellschaftsvertrags die nach deutschem Recht vorgegebene Form durch eine Beurkundung im Ausland erfüllt werden, sofern diese der deutschen gleichwertig ist. Gleichwertigkeit ist anzunehmen, wenn die ausländische Urkundsperson nach Vorbildung und Stellung im Rechtsleben eine der Tätigkeit des deutschen Notars entsprechende Funktion ausübt und für die Errichtung der Urkunde ein Verfahrensrecht zu beachten hat, das den tragenden Grundsätzen des deutschen Beurkundungsrechts entspricht.

Anders als bei Statusakten ist bei Unterschriftsbeglaubigungen allgemein anerkannt, dass eine Substitution statthaft ist. Bei der Prüfung der Gleichwertigkeit sind keine übermäßig hohen Anforderungen zu stellen: Es ist ausreichend, wenn die ausländische Urkundsperson befugt ist, über die Unterschriftsbeglaubigung eine Urkunde auszustellen, der nach dem ausländischen Recht Beweiskraft und Echtheitsvermutung zukommen.

Aktuelle Rechtsprechung der Obergerichte

Die Problematik beschäftigt die Beschwerdegerichte seit einigen Jahren intensiv, wie die folgenden Entscheidungen zeigen:

Beglaubigung per Unterschriftenabgleich: Das KG (Beschl. v. 3.3.2022 – 22 W 92/21) hatte einen Fall zu entscheiden, in dem ein luxemburgischer Notar die Genehmigung einer Übernahmeerklärung nicht in Gegenwart der Unterzeichnenden, sondern durch einen Vergleich der vorgelegten Unterschriften mit anderen vorhandenen Unterschriften beglaubigt hatte. Der Senat bestätigte die ablehnende Auffassung des Registergerichts: Entscheidend sei, dass die Beglaubigung nicht in Gegenwart des Notars erfolgt sei, sondern per Unterschriftenabgleich. Auch das OLG Karlsruhe (Beschl. v. 20.4.2022 – 1 W 25/22 (Wx)) kam zum gleichen Ergebnis: Es liege auf der Hand, dass Unterschriftsbeglaubigungen aufgrund von Ähnlichkeit, die mithilfe einer beim Notar hinterlegten Unterschriftsprobe vorgenommen würden, nicht gleichwertig seien, weil so eine dem deutschen Recht entsprechende Identitätsprüfung nicht erfolge.

Kernelement des deutschen Beglaubigungsverfahrens ist, dass der Erklärende seine Unterschrift persönlich vor dem Notar leistet oder anerkennt.

Verkürzter Beglaubigungsvermerk: Im Fall des OLG Bremen (Beschl. v. 14.12.2021 – 2 W 31/21) hatte eine Konsularbeamtin in einer deutschen Botschaft unter einer Gründungsvollmacht im Beglaubigungsvermerk lediglich den Namen des Erklärenden festgehalten, ohne dessen Geburtsdatum und Wohnort aufzunehmen. Das Registergericht beanstandete dies per Zwischenverfügung; das OLG Bremen bestätigte, dass die Person des Vollmachtgebers nicht zweifelsfrei dokumentiert sei.

Es ist eine Frage des Einzelfalls, ob der Erklärende ausreichend identifiziert ist, wenn der Beglaubigungsvermerk nicht alle Angaben enthält. Das Registergericht ist dabei verpflichtet, im Rahmen seiner Amtsermittlungspflicht auch den unterschriebenen Text und weitere eingereichte Unterlagen heranzuziehen. Außerdem bedeutet ein verkürzter Beglaubigungsvermerk nicht zwangsläufig, dass das ausländische Beglaubigungsverfahren nicht gleichwertig war. Die Gleichwertigkeit kann daher nicht ausschließlich mit dem Argument verneint werden, die Fassung des Beglaubigungsvermerks entspreche nicht dem deutschen Standard.

Praxishinweise

1. Handelsregisteranmeldungen: Ein Rückgriff auf die Ortsform scheidet bei einer Handelsregisteranmeldung von vornherein aus, weil diese eine Verfahrenshandlung ist, auf die Art. 11 EGBGB keine Anwendung findet. Es kommt stets nur die Substitution in Betracht.

2. Vollmachten und Übernahmeerklärungen: Für zu beglaubigende Rechtsgeschäfte sollte man es vermeiden, sich auf den Streit einzulassen, ob die Ortsform anwendbar ist. Der für die Praxis sichere Weg ist, Vollmachten, Genehmigungen und Übernahmeerklärungen im Ausland beglaubigen zu lassen und auf eine Gleichwertigkeit des ausländischen Beglaubigungsverfahrens zu achten.

3. Online-Beglaubigungen durch ausländische Notare: Hier ist besondere Vorsicht geboten. Neben der nun durch den BGH für Österreich verneinten Gleichwertigkeit ist bislang kein ausländisches Online-Verfahren durch die Rechtsprechung als gleichwertig anerkannt.

4. Gestaltung des Beglaubigungsvermerks: Vorab sollten gegebenenfalls zweisprachige Beglaubigungsvermerke nach deutschem Vorbild an die ausländische Urkundsperson versandt und eindringlich darum gebeten werden, diese Vorlagen zu verwenden. Jedenfalls sollte der Beglaubigungsvermerk den Namen, Vornamen, das Geburtsdatum und den Wohnort des Erklärenden enthalten. Außerdem sollte die Urkundsperson im Beglaubigungsvermerk bestätigen, dass die Unterschrift in ihrer Gegenwart vollzogen oder anerkannt wurde.

Fazit

Der BGH schließt mit seiner Entscheidung eine lang debattierte Rechtsfrage: Sinn und Zweck der deutschen Vorgaben für die Identifizierung im Online-Beglaubigungsverfahren ist es, dieses im Vergleich zum Präsenzverfahren funktionsäquivalent auszugestalten und Einbußen bezüglich der Sicherheit und Kontrollmöglichkeiten zu vermeiden. Das österreichische Online-Verfahren genügt diesen Anforderungen nicht – und nach der Logik des Urteils gilt das für alle ausländischen Online-Verfahren, die hinter dem deutschen Sicherheitsstandard zurückbleiben.

Wer im internationalen Unternehmensumfeld GmbH-Gründungen, Kapitalerhöhungen oder Handelsregisteranmeldungen vorbereitet, sollte die Formalien frühzeitig klären. Die Entscheidung über die Form einer Beglaubigung darf kein nachträglicher Gedanke sein – sonst droht die Zurückweisung durch das Registergericht und damit Verzögerungen, die sich schnell als kostspielig erweisen.